El Departamento Nacional de Planeación, desde el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano busca que los ciudadanos accedan de forma digna, efectiva y moderna a los trámites y servicios de la Administración Pública para un ejercicio pleno de sus derechos y deberes, uno de los instrumentos desarrollados para este fin son los 10 pasos de Lenguaje Claro.

Estos pasos son fundamentales a la hora de tener una comunicación escrita y verbal con los ciudadanos, conocerlos y aplicarlos en el trabajo diario es deber de todos los servidores públicos:

1. Póngase en los zapatos del ciudadano: Tenga en cuenta lo que la persona sabe, lo que necesita saber y el resultado que desea obtener.

2. Haga una lista de las ideas que quiere transmitir: La lista debe hacerse en forma lógica, planeando el recorrido de lo que quiere decir.

3. Organice el texto por pasos: Toda comunicación debe tener un encabezado que indique el asunto o referencia, es decir, el propósito del documento.

4. Las frases deben ser cortas: NO más de 20 palabras (la memoria a corto plazo no retiene más, cuando se llega al final, no se recuerda el principio).

5. Use un lenguaje cercano: Hable en primera persona. Las comunicaciones del Estado son una oportunidad para generar cercanía con el ciudadano.

6. Evite los legalismos: Evite los legalismos, las dobles negaciones y el tono imperativo. Use lenguaje simple, directo y humano.

7. Evite la solemnidad: Reiterando la importancia de que el lenguaje debe acercar al ciudadano al Estado.

8. No abuses de las siglas: No abuse de las siglas por obvias que a usted le parezcan.

9. Piense en imágenes: Use ayudas visuales para indicar lo más relevante.

10. Revíselo, revíselo: Revíselo y luego póngalo a prueba.